如何設計審核流程，確保每筆支出都有合法依據？

2025-09-02

確保支出合規的核心在於落實「三單勾稽」與「分層負責」。審核流程必須嚴格要求「請購單」、「驗收單」與「發票」三者內容相符，並依據「核決權限表」進行簽核，才能杜絕虛報費用與未經授權的採購。

從內部控制與審計實務的專業角度分析，設計嚴謹的支出審核流程應包含以下三大關鍵檢核點：

1. 事前控管：預算檢核與請購核准任何支出發生前，都應先填寫「請購單」或「費用申請單」。審核重點在於檢查該筆支出是否已編列於年度預算內？若為預算外支出，是否已檢附專案核准文件？此階段旨在確認支出的「合理性」與「必要性」。
2. 事中控管：落實「三單勾稽」機制這是財務人員付款前的最重要防線。必須將以下三份單據進行比對：
   • 訂購單：確認採購內容與價格是經過核准的。
   • 驗收單：確認廠商已實際交貨或提供勞務，且品質數量合格。
   • 統一發票：確認憑證金額正確、稅額計算無誤，且買受人統編正確。唯有三者內容完全一致，才代表該筆支出具有真實的交易基礎與合法憑證。
3. 事後控管：依據金額分層負責企業應制定明確的「核決權限表」。依據支出金額的大小，設定不同的決行層級（例如：一萬元以下由部門主管核准，十萬元以上需經總經理簽核）。嚴禁將大額採購分拆成多筆小額支付以規避高層審核，確保每一分錢的流出都經過適當層級的授權。

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