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帳務系統優化

  • 發佈日期:2021-06-10
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帳務系統之管理目的與重要性

首次公開發行 (Initial Public Offering, IPO) 是企業邁向資本市場的重要里程碑,藉由資本市場所具備的各種優勢,擴大營運規模,增加公司競爭力;然而企業在公開發行所需具備的要件之一為帳務正常化、制度健全化。因此,企業需透過整合性資訊系統的建置,產出相關財報資訊,以強化帳務資訊之透明度,提升帳務品質,以達成公開發行公司及時產出財務報表的目標。

此外,一般大眾、投資法人與企業管理階層,亦需要透過完善的帳務系統資訊揭露,更明確瞭解公司在一段營運期間內所呈現經營成果,由準確的帳務系統提供即時及正確之財務資訊,進而能夠提升管理決策、快速因應市場變動。

帳務系統之面臨困難與挑戰

現今企業之商業模式的複雜度加鉅,有別於以往單純交易模式,產業型態亦較於傳統製造產業更加多元及新穎,多數企業皆走向複合式多角化經營方針,除了過往依靠企業資源規劃系統 (Enterprise Resource Planning System, ERP 系統 ),不同產業型態亦相應有不同的系統需求,例如餐飲、零售、流通業通常多具備有前台POS系統 (Point of sale, POS) 與後端ERP系統整合之情況,另繁雜的異質系統介接,更加深帳務系統結帳流程的困難度。

以下逐一說明常見影響帳務系統之關鍵問題:

  • ERP系統:

1. 基本資訊不正確:客戶及供應商等基礎資訊不準確,將影響帳務結算及相關管理報表之產出正確性,如交易或付款條件的不精準,導致應收、應付之帳齡分析報表失去管理效能。

2. 入帳資料不即時:前端系統流程作業,如銷貨單、進貨單及生產入庫等影響帳務作業流程之相關單據維護不即時,除造成帳務結算時間延長,亦導致成本、帳務數字之失準。

3. 交易表單人工化:因前端作業流程不即時或模組間串接不完整,有時會造成系統表單及交易異動憑證之產出亦需手動或透過人工表單管理,以致前端進銷存資訊與帳務系統對帳困難,導致帳務系統資訊延宕及管理報表不敷需求。

  • 異質系統整合:

1. 資訊介接之不完整:資訊介接程式的批次功能、抛轉排程設定未完善,或異質系統未完整抛轉資訊,例如前台的POS系統中攸關之營收、庫存等數字,無設定批次抛轉之功能,需以POS系統產出報表後由人工作業輸入至帳務系統之總帳模組,以致於帳務系統資訊無法與前端系統串接且單據無直接勾稽之管理,可能影響相關資訊之完整性及其正確性,影響財務管理報表可靠度。

2. 異動資料之一致性與即時性:由於前台異質系統與後端ERP系統未整合串接,透過人為作業可能產生之疏漏及作業時間差之因素,導致異動資料不一致,造成無法隨時掌握帳務資料,如無即時庫存將造成採購無法即時反應以確保物料需求。

3. 監控風險之未管控:因前後端系統無直接串接,日常交易單據無法透過系統勾稽,需透過批次拋轉作業,若未管控資訊介接紀錄及抛轉失敗的處理,將造成無法確保交易紀錄的完整性以及有效性,導致帳務系統資訊之失真。

帳務系統優化之關鍵因素

要解決上述問題,最重要的成功關鍵是企業流程、帳務系統及各異質系統的共同優化;企業內的日常營運處理流程需設計適當管控機制,確保帳務系統相關的輸入資料正確,所產出的財務報表及管理決策資訊,如庫存、帳務、訂單等資訊都是正確可信賴的。將各個系統串連整合成為一套整合性的整合性資訊系統,發揮系統綜效,讓企業執行長 (Chief Executive Officer, CEO) 及各功能部門主管能看到帳務系統的即時、有效資訊,協助高階管理者進行管理企業的營運決策。優化帳務系統之關鍵因素可分為資料面、帳務面、功能面及內控面來探討:

  • 資料面:

1. 基本資料設定之正確性:系統之基礎資訊正確是後端交易資料正確的重要基礎,例如重新釐清客戶及供應商之收付款條件、信用額度、結帳日期、銀行帳戶等之定義,並藉由系統正確設定,可真實反應應收、付帳款之情況並讓銀行存款可做到帳實相符,提升帳務系統產出之精確性並有效提高資金預估運用之靈活性。

2. 系統資料介接之完整性:規劃完整的系統介接作業及抛轉作業,以利帳務系統及異質系統資訊整合。例如生產排程系統之物料需求資料完整介接至ERP系統,透過即時處理物料作業,可在執行採購上價格及時間上為準確。另外,對於流通、零售業來說,完整的POS前端與後端ERP整合,更是企業掌握銷貨收入與存貨資訊的關鍵。

3. 交易異動資料之即時性:可透過規劃各系統之程式自動抛轉機制,例如可以讓前台銷售資料直接抛轉至帳務系統,讓銷售資訊可即時取得快速反饋;另外,如倉儲物流系統即時將庫存異動即時抛轉核心ERP系統,能幫助營運端準確掌握庫存,除了避免錯誤的銷售達交數字,亦可協助管理者,進一步針對庫存供需進行調整,以優化庫存狀況,提升庫存週轉率。

  • 帳務面:資訊系統有許多與帳務拋轉相關的系統設定功能,藉由一次性完整的規劃與設定,可協助後端財務資訊的產出更為及時、可靠,包括以下:

1. 即時入帳作業,運用系統功能強化結帳流程,可透過系統自動結帳作業,批次產生確保帳務之正確性,如銷貨單與應收帳款的結帳作業整合,設定銷貨單自動轉應收帳款,確保收入認列的正確性。

2. 透過系統功能對應結帳之會計科目,並可運用系統功能擷取正確會計科目資訊,利用其功能減化人工輸入會計科目之判斷及時間。

  • 功能面:

不同產業會有不同的功能面需求,如製造業需要彈性的成本中心與成本分攤方式設定;流通業需要前台銷售端便利的收銀、結帳功能及與異質性統間彈性的接口;食品業需要良好的效期管控與溯源管理機制,因應不同的產業需要,確保所選擇帳務系統功能完整並滿足使用者需求,是幫助企業提升營運效率及管控效果的重要因素。

  • 內控面:

帳務系統須以符合內稽內控之管控原則為標準,包括權限控管、異動軌跡紀錄、內控相關流程控制等,以下分別就事前、事中、事後的控制進行探討。

事前控制:常見的事前控制設定,包括權限管理與主檔管理,良好的權限管理除了依職能進行區分外,更需要依據不同的功能別及使用目的,包括異動、查詢、覆核等進行權限區隔,才能依據最小化原則,讓對的人進行權限內的操作;主檔管理上,透過主檔的正確設定,可以降低交易資料發生錯誤的機會,如透過採購的價格管理設定,設定可接受的價格異動範圍,並限制採購價格需從主檔帶出不得修改,避免輸入錯誤的價格。

事中控制:包過資料輸入的編輯控制及系統檢核設定,降低人工輸入錯誤或不當交易發生的機會,例如發生貨款異常暫不付款,可透過系統設定凍結付款;另可付款時亦可透過系統控管重覆發票,避免重覆付款的情況。

事後控制:除了事前的權限管理及事中的檢核控制,完善的事後監控報表及交易軌跡 (Log) 的留存亦為良好帳務系統的關鍵,事後的監控能補強企業流程中控管機制較弱或不足之處,更可進一步協助企業發現異常或不實的交易;透過已採購未交貨報表定期檢核未準時達交的採購單,就是常見的應用案例之一。

結語

為了提升帳務資訊的可靠度,企業應善用並優化帳務系統,透過流程重新規劃及相關控制的重新檢視,將作業流程標準化,建置彼此勾稽整合的ERP系統,確保財務報表的可靠性。此外,藉由帳務系統優化,建置整合性的應用系統,除企業流程改善外,更即時正確的財務資訊,能提供經營者運用更精準的經營資訊,協助企業能更快速的調整營運步調,妥善因應市場需求,創造更大的利益與價值。

 

(資料來源:勤業眾信風險管理諮詢 (股) 公司 / 張益紳執行副總經理、楊尚儒經理、劉惠姍副理 https://www2.deloitte.com/tw/tc/pages/risk/articles/account-system-optimization.html)