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財務管理

輕鬆玩轉RPA的關鍵

  • 發佈日期:2021-08-03
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被列為超自動化 趨勢之一的機器人流程自動化(RPA),近年來在台灣逐漸被企業嘗試應用於各種業務流程中。然而,根據安永的研究指出,約有30~50%的企業於RPA導入初期都有不符預期的感受,主要還是RPA的導入方法並不全然與資訊系統或軟體工具部署專案相同。

被稱之為數位轉型基石的RPA,並非單純僅是一種軟體工具,它輕巧的浸入組織既有的流程與系統中,協助員工執行部分工作任務,甚至被視為虛擬的數位員工,擁有其專屬的帳號密碼,這樣的定義,將顛覆組織對於一般數位工具導入的既有方式,也可能使企業難以邁出第一步,因此,安永提供導入RPA時,企業必須特別留意的三個關鍵議題 - 選擇適合RPA的流程、深度理解流程並進行再造及組織RPA的CoE團隊,建議組織可先從這三個面向著手,展開數位轉型的旅程。

1. 選擇適合RPA的流程發現

挑選合適的流程來進行自動化是部署RPA非常重要的議題,許多企業因未能正確選擇適合RPA執行的流程,而造成大量資源投入後,卻與預期效益產生巨大落差,更甚至有可能宣告導入失敗。最典型篩選合適流程的三個指標分別是:執行頻率高、流程規則明確與人為主觀判斷低,公司使用這三個指標作為判斷基礎對流程進行海選。

接著,再以效益與可行性這兩個維度,設計各項評估因子,例如降低錯誤率、提升執行效率、流程穩定性、橫跨應用程式複雜性等,列出各維度的重點因子,製作評分量表,透過量化評估選出最適的RPA流程,同時,組織亦可依據分數高低規劃實施順序,計畫RPA專案的短中長期計畫,有效配置資源,實現組織數位轉型策略的藍圖。

2. 深度理解流程並進行再造

選定合適的流程後,流程的分析與梳理是絕對必要的步驟,許多組織會為了加速專案進程,簡化或省略此步驟,這可能會導致RPA專案面臨失敗的結果。透過繪製現行的(As-Is)流程圖,了解「User Story」與人為執行的細項步驟,考量流程目的、預期產出與標準化程度,並同步考慮實際操作介面、應用程式類型、執行環境、合規政策、資訊安全等各種因素,產出適合機器人執行的To-Be自動化流程。

這個目的在於真正結合業務流程邏輯與自動化思維,運用科技使現有流程得到真正的優化,而非僅是單純的將人類的行為轉由機器人執行。此外,也因藉由自動化的特性,組織可重新檢視現行流程的效率,透過RPA的運作速度優勢、24小時運行、零錯誤等特點,重新梳理流程的步驟或順序,甚至,組織可從強化風險管理與內部控制的角度,新增檢核與控制點,並交由RPA準確執行。導入RPA並非只是取代人類重複性的工作,組織更應對內部流程進行策略性的再造與優化,並開始改變流程運作的思維,融合科技工具以提升整體運行效率為目標,最大化RPA導入之效益。

3. 組織RPA的CoE團隊

安永建議企業應於RPA導入初期即建置RPA卓越中心(Center of Excellence, CoE) 來協助RPA於組織中每一個階段的運作。CoE主要的任務有RPA管理政策制訂、RPA導入協助、跨部門運作協助以及提升員工自動化思維與技能等,且依據組織處於RPA運行的不同階段,各項任務的比重亦會有所不同。

通常,CoE係為RPA導入初期執行專案的核心團隊,除了需要於組織內各部門挖掘可行的自動化機會,與使用者共同梳理流程,亦會擔任開發測試的角色,也須接收使用者的反饋,對已部署的流程進行持續優化或改善。而當RPA的效益逐漸在組織內發酵,積極的使用者會開始嘗試實踐自己的自動化想法,透過CoE的培訓計畫,讓零程式語言基礎的員工也具備基礎開發能力,於CoE擬定的管理架構下,依循組織規範設計屬於自己的個人助理類型機器人,或是為自己部門實現中小型的自動化流程。此時,CoE的核心任務則慢慢變為政策規範定義、機器人部署管理、技術支持、資安風險控管等管理導向之工作任務,讓RPA可持續地以各種方式在組織內茁壯,創造推展自動化的正向循環。

結語

企業在導入RPA時,應先選擇適合RPA的流程,理解現行流程後並展開梳理與再造,轉換思維且建立持續運作的重要推手RPA CoE團隊,關注這三個面向,有助於企業輕鬆開啟RPA之旅。

 

(資料來源:安永台灣 陳智忠 財務會計諮詢服務負責人 暨 審計服務部 執業會計師 https://www.ey.com/zh_tw/financial-accounting-advisory-services/key-to-digital-transformation-through-rpa)